„Skjalastjórn er kerfisbundin stjórn á skjölum frá því að þau verða til í stofnun eða fyrirtæki eða berast að og þar til þeim er eytt eða komið fyrir í varanlegri geymslu. Skjalastjórn felur í sér flokkun og merkingu skjala, dreifingu, vistun, endurheimt, gerð örefnis, ennfremur stjórn á framleiðslu og notkun eyðublaða, skýrslna, gerð geymslu- og öryggisáætlana og fræðslu starfsfólks í stofnunum um skjalamál“ (Félag um skjalastjórn, 2008).

Innleiðing á rafrænu skjalastjórnunarkerfi hjá VR hófst haustið 2005. Aðkoma að verkefninu var spennandi og gaman að fá að taka þátt frá grunni. Þegar tekið er við slíku búi þarf að gera forrannsókn þ.e. gera sér grein fyrir hvaða gögn er verið að meðhöndla, hvernig eru þau skráð, hvernig geymd o fl. og var það gert.  Fundað var með hverju sviði innan VR og þessir þættir kortlagðir. Eftir þarfagreiningu og skoðun á kerfum varð OneSystems fyrir valinu.