Ingibjörg hafði um margra ára skeið starfað við ferðaþjónustu þegar hún ákvað að innrita sig í nám í bókasafns- og upplýsingafræði við Háskóla Íslands. Hún hafði áður lokið meistaragráðu í ferðamálafræði og var starfandi forstöðumaður Upplýsingamiðstöðvar ferðamála í Reykjavík. Ingibjörg taldi að nám í bókasafnsfræði gæti nýst sér vel í því starfi og byrjaði á því að taka tvo kúrsa til að sjá hvernig sér litist á námið.

 

„Mér líkaði svo vel í náminu að ég sagði fljótlega upp störfum hjá Upplýsingamiðstöð ferðamála og fór í fullt nám. Nokkrar breytingar urðu í bókasafns- og upplýsingafræðinni á þessum tíma svo að ég átti þess kost að ljúka meistaranámi í greininni og ég gerði það. Á námstímanum var síðan auglýst eftir nema hér í heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytinu og ég ákvað að sækja um það starf, sem ég síðan fékk. Ég hafði því starfað við skjalastjórn í tvö ár þegar ég útskrifaðist árið 2006.“

 

Þrátt fyrir að Ingibjörg hafi ekki starfað lengi í faginu hefur hún þegar vakið athygli innan félagsins, ekki síst fyrir vel sóttan fyrirlestur sem hún flutti á vegum fræðslunefndarinnar árið 2006 um rannsóknarverkefni sitt til meistaraprófs.

 

„Það er mikilvægt að Félag um skjalastjórn sé vettvangur fyrir fólk til að skiptast á upplýsingum í sínu fagi og miðla fræðslu til félagsmanna. Félagið er auðvitað fyrst og fremst áhugafélag, stofnað til að auka þekkingu og skilning á skjalastjórn. Aðalmarkmið þess er að stuðla að aukinni þekkingu meðal félagsmanna og bættum vinnubrögðum þar sem skjalastjórn er þegar stunduð, en við mættum líka vekja athygli á nauðsyn þess að taka upp skjalastjórn utan okkar raða. Ég hef auðvitað sérstakan áhuga á því þar sem það tengdist ritgerðarefninu mínu en rannsóknir hafa sýnt að víða er pottur brotinn, jafnvel þó að opinberar stofnanir hafi lagaskyldu á þessu sviði.“

 

Lokaverkefni Ingibjargar fjallaði um skjalastjórn opinberra stofnana og gerði hún þar rannsókn á tólf aðilum. Hún leiddi meðal annars í ljós að sumum opinberum stofnunum gengur seint að koma á skjalastjórn þrátt fyrir að rúmur áratugur sé liðinn frá því að Upplýsingalögin, sem kveða m.a. á um skráningu mála, voru sett.

 

„Skilaskyldir aðilar til Þjóðskjalasafnsins eru í kringum 900 talsins, en kannanir safnsins hafa leitt í ljós að aðeins hluti þeirra fylgir reglum safnsins um skjalastjórn. Þetta er auðvitað áhyggjuefni og full ástæða til að hvetja aðila til að taka upp skjalastjórn þar sem það á við, enda hefur sýnt sig að þrátt fyrir að ellefu ár séu nú liðin frá því að Upplýsingalögin voru sett eru margir sem enn hafa ekki tekið upp kerfisbundna skjalastjórn. Ég varð til að mynda vör við það þegar ég gerði rannsóknina mína að það voru aðilar sem töldu að það tæki því ekki að skrá mál og skjöl þar sem það væru svo fá erindi sem þeim bærust. Sumir framkvæmdastjórar opinberra stofnana töldu að það væri fullnægjandi að geyma skjölin bara hjá sér. Menn virtust vera ómeðvitaðir um að það væri lagaskylda að skrá mál.“

 

Þrátt fyrir þessar niðurstöður er Ingibjörg langt frá því að vera svartsýn.

 

„Hins vegar virðast fyrirtæki og stofnanir nú óðum vera að taka við sér og þá ekki síst einkageirinn, líkt og merkja má af atvinnuauglýsingunum. Það er mjög ánægjuleg þróun og gleðitíðindi fyrir stéttina okkar.“

 

SÓ